O que são Workflows?
Entenda a lógica de automação em 2 minutos
Workflows permitem que o sistema faça tarefas repetitivas de forma automática, sem que ninguém precise lembrar de fazer. Você define uma regra simples: "quando isso acontecer, faça aquilo".
Por exemplo: toda vez que chegar uma publicação do tribunal, o sistema cria uma tarefa para o advogado, envia uma notificação e resume o conteúdo com IA — tudo sem intervenção manual.
A lógica de um workflow
Todo workflow tem três partes:
| Parte | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| ⚡ Gatilho | O evento que inicia o workflow | Chegou uma publicação do tribunal |
| 🔀 Condição (opcional) | Filtra se o workflow deve continuar | Somente se o caso for "Trabalhista" |
| ▶ Ação | O que o sistema faz automaticamente | Criar tarefa + notificar o advogado |
Gatilhos disponíveis
16 eventos que iniciam um workflow automaticamente
O gatilho é o evento que inicia o workflow. Escolha um dos eventos abaixo:
Ações disponíveis
O que o sistema executa automaticamente após o gatilho
Envia um aviso em tempo real para um usuário ou equipe dentro do sistema. A notificação aparece no sino de alertas e, se configurado, também por e-mail.
Dispara um e-mail automático para um destinatário definido. Você escreve o assunto e corpo do e-mail usando variáveis dinâmicas para personalizar cada mensagem.
Cria automaticamente uma nova tarefa vinculada ao caso ou processo relacionado ao gatilho. Define título, prazo, prioridade e responsável automaticamente.
Altera automaticamente um campo específico do processo (status, prioridade, fase, campo personalizado, etc.) com base no evento que aconteceu.
Usa inteligência artificial (GPT-4 ou Claude) para processar texto, analisar documentos, resumir conteúdos ou gerar rascunhos como parte do fluxo. O resultado pode alimentar outras ações do mesmo workflow.
Condições e ramificações
Crie lógica condicional sem programar
Os blocos de Condição permitem criar ramificações no fluxo: se uma regra for verdadeira, o workflow segue por um caminho; se for falsa, segue por outro.
| Condição | Caminho SIM | Caminho NÃO |
|---|---|---|
| Caso tem prioridade "Alta"? | Criar tarefa urgente | Apenas notificar |
| Cliente é do tipo "PJ"? | Enviar e-mail PJ | Enviar e-mail PF |
| Valor da causa > R$100.000? | Notificar sócio | Notificar advogado |
| Área do direito = "Trabalhista"? | Atribuir equipe trabalhista | Atribuir equipe geral |
Você pode encadear múltiplas condições, criar ramificações aninhadas e combinar condições com operadores E / OU para criar lógicas complexas — tudo visualmente, sem código.
Passo a passo: criando seu primeiro workflow
Do zero ao workflow ativo em menos de 10 minutos
-
Abrir o editor visualNa tela de Workflows, clique em "Criar do Zero" para abrir o editor visual, ou em "Usar Template" para começar com um modelo pronto e já configurado.
-
Escolher o gatilhoO gatilho é o ponto de partida. Clique no nó de gatilho e selecione qual evento deve iniciar o workflow. Cada gatilho tem campos específicos de configuração.
-
Adicionar condições (opcional)Se o workflow só deve executar para alguns casos, arraste um bloco de Condição e configure a regra. Você pode adicionar quantas condições precisar.
-
Adicionar e conectar açõesNa barra lateral do editor, arraste os blocos de ação para a área do fluxo. Conecte-os puxando uma linha de um bloco para o outro — a ordem visual é a ordem de execução.
-
Configurar cada bloco e usar variáveis dinâmicasClique em qualquer bloco para abrir o painel de configuração. Em textos, use variáveis como
{{case.number}},{{client.name}}ou{{appointment.date}}para inserir dados reais automaticamente. -
Salvar e ativarSalve o workflow com um nome descritivo. Ative-o pelo botão na lista principal. Workflows inativos ficam salvos e podem ser ativados a qualquer momento.
Variáveis dinâmicas
Insira dados reais nos textos de e-mails, notificações e tarefas
Use variáveis em qualquer campo de texto de uma ação. O sistema substitui a variável pelo valor real no momento da execução.
{{case.number}}Número do processo{{case.title}}Título do caso{{case.status}}Status atual do caso{{case.area}}Área do direito{{case.priority}}Prioridade do caso{{client.name}}Nome do cliente{{client.email}}E-mail do cliente{{client.phone}}Telefone do cliente{{appointment.date}}Data do compromisso{{appointment.title}}Título do compromisso{{task.title}}Título da tarefa{{task.due_date}}Prazo da tarefa{{user.name}}Nome do responsável{{publication.content}}Conteúdo da publicação{{ai.result}}Resultado da ação de IA anterior{{today}}Data atual{{ no editor de texto, o sistema exibe um menu de autocompletar com todas as variáveis disponíveis para o gatilho selecionado.Templates prontos
Comece rápido com modelos pré-configurados para escritórios de advocacia
Para facilitar o início, o sistema oferece templates prontos para as automações mais comuns. Ao clicar em "Usar Template" na tela de Workflows, você vê os modelos disponíveis e pode clonar e personalizar qualquer um deles.
Histórico de execuções
Rastreie cada execução e identifique falhas rapidamente
Cada workflow registra um histórico detalhado de todas as suas execuções. Para acessar, clique no ícone de histórico na linha do workflow na lista principal.
| Informação | O que mostra |
|---|---|
| Data e hora | Quando o workflow foi acionado e quanto tempo levou |
| Status de cada etapa | Concluída ✅, em andamento 🔄 ou com falha ❌ |
| Dados de entrada | Os dados do evento que disparou o workflow (ex: dados do caso) |
| Resultado de cada ação | O que foi criado, enviado ou atualizado em cada bloco |
| Mensagens de erro | Descrição detalhada de falhas para facilitar a correção |
Cuidados importantes
Boas práticas para usar workflows com segurança